Excel, alebo aplikácia na správu apartmánov? Kedy je čas prejsť
Excel je na správu apartmánov skvelý štart, ale od istého momentu stojí viac času, než ušetrí. Päť signálov, že je čas prejsť, a ako to urobiť bez prestojov.
Väčšina agentúr na krátkodobé prenájmy začína s Excelom a WhatsAppom. Dáva to zmysel: je to zadarmo, každý to vie a nič sa nemusí učiť. Problém prichádza neskôr, keď sa z jednej tabuľky stane päť verzií a z jedného človeka, ktorý ju drží pokope, nenahraditeľná poistka. Kedy je teda správny čas prejsť?
Kde Excel stále stačí
Ak spravujete len pár apartmánov, pracujete sami alebo s jedným človekom a rezervácie prichádzajú z jedného kanála, Excel zvyčajne stačí. Nepridávajte softvér len preto, že je moderný. Zmena má zmysel až vo chvíli, keď to začne bolieť.
Päť signálov, že Excel už nestačí
- Prepisujete rezervácie. Každá nová rezervácia z Bookingu alebo Airbnb putuje ručne do tabuľky a niekedy sa prepíše zle alebo sa zabudne.
- Existuje viac verzií tabuľky. Každý má svoju kópiu a nikto si nie je istý, ktorá je platná.
- Personál sa pýta, čo a kedy. Upratovací tím vám volá alebo píše, kde majú byť, pretože plán nie je u nich v telefóne.
- Vyúčtovanie majiteľom zaberá dni. Na konci mesiaca skladáte podklady z tabuliek, účteniek a správ.
- Nemôžete odísť. Prevádzka stojí na vás a pri chorobe alebo dovolenke sa všetko rozpadne.
Čo by mala aplikácia na správu apartmánov vedieť
- načítavať rezervácie automaticky (iCal z Bookingu, Airbnb a ďalších kanálov),
- vytvárať úlohy na upratovanie a check-in z rezervácií,
- dať pracovníkom zoznam úloh v mobile, ideálne aj bez internetu,
- evidovať hotovosť a nákupy priebežne, nie až na konci mesiaca,
- umožniť majiteľom vlastný prístup, aby sa nepýtali vás,
- nestáť nič za každého ďalšieho používateľa.
Ako prejsť bez prestojov
Najväčší strach z prechodu býva strata dát a práca s prepisovaním. Preto sa oplatí systém, ktorý vezme vaše existujúce tabuľky a nastaví účet za vás. Pri FalcoNeste to robíme takto: pošlete svoje Excel tabuľky s apartmánmi, majiteľmi a personálom, migráciu dát zabezpečíme my a pomôžeme zaškoliť ľudí. Pilotným agentúram je nastavenie zadarmo.
Zhrnutie
Excel nie je zlý, len má strop. Ak sa v bodoch vyššie spoznávate aspoň trikrát, prechod sa vám vráti v čase a pokoji. Dohodnite si 15-minútové demo a ukážeme vám, či sa FalcoNest pre vašu agentúru hodí, alebo nie.