FalcoNest Logo
Domluvit demo
Software •

Excel, nebo aplikace pro správu apartmánů? Kdy je čas přejít

Excel je pro správu apartmánů skvělý start, ale od určité chvíle stojí víc času, než ušetří. Pět signálů, že je čas přejít, a jak to udělat bez prostojů.

Pobřeží Alicante

Většina agentur na krátkodobé pronájmy začíná s Excelem a WhatsAppem. Dává to smysl: je to zdarma, každý to umí a nic se nemusí učit. Problém přichází později, kdy se z jedné tabulky stane pět verzí a z jednoho člověka, který ji drží pohromadě, nenahraditelná pojistka. Kdy je tedy správný čas přejít?

Kde Excel stále stačí

Pokud spravujete jen pár apartmánů, pracujete sami nebo s jedním člověkem a rezervace přicházejí z jednoho kanálu, Excel obvykle stačí. Nepřidávejte software jen proto, že je moderní. Změna má smysl až ve chvíli, kdy začne bolet.

Pět signálů, že Excel už nestačí

  1. Opisujete rezervace. Každá nová rezervace z Bookingu nebo Airbnb putuje ručně do tabulky a někdy se přepíše špatně nebo se zapomene.
  2. Existuje víc verzí tabulky. Každý má svou kopii a nikdo si není jistý, která je platná.
  3. Personál se ptá, co a kdy. Úklidová četa vám volá nebo píše, kde mají být, protože plán není u nich v telefonu.
  4. Vyúčtování majitelům zabírá dny. Na konci měsíce skládáte podklady z tabulek, účtenek a zpráv.
  5. Nemůžete odjet. Provoz stojí na vás a při nemoci nebo dovolené se všechno rozpadne.

Co by aplikace pro správu apartmánů měla umět

  • načítat rezervace automaticky (iCal z Bookingu, Airbnb a dalších kanálů),
  • vytvářet úkoly na úklid a check-in z rezervací,
  • dát pracovníkům seznam úkolů v mobilu, ideálně i bez internetu,
  • evidovat hotovost a nákupy průběžně, ne až na konci měsíce,
  • umožnit majitelům vlastní přístup, aby se neptali vás,
  • nestát nic za každého dalšího uživatele.

Jak přejít bez prostojů

Největší strach z přechodu bývá ztráta dat a práce s přepisováním. Proto se vyplatí systém, který vezme vaše stávající tabulky a nastaví účet za vás. U FalcoNestu to děláme tak: pošlete své Excel tabulky s apartmány, majiteli a personálem, migraci dat zajistíme my a pomůžeme zaučit lidi. Pilotním agenturám je nastavení zdarma.

Shrnutí

Excel není špatně, jen má strop. Pokud se v bodech výše poznáváte alespoň třikrát, přechod se vám vrátí v čase a klidu. Domluvte si 15minutové demo a ukážeme vám, jestli se FalcoNest pro vaši agenturu hodí, nebo ne.

Další články