Ako riadiť upratovanie apartmánov: postup a checklist pre agentúru
Praktický postup, ako zorganizovať upratovanie krátkodobých prenájmov: kto čo robí, ako odovzdať zadanie, ako strážiť kvalitu, a checklist, ktorý môžete použiť hneď.
Upratovanie medzi dvoma hosťami je najčastejšie miesto, kde sa v agentúre na krátkodobé prenájmy niečo pokazí. Hosť príde do neupratanej izby, upratovačka sa o zmene termínu dozvie až na mieste, alebo sa nepozná, kto vlastne upratovanie urobil. Dobrá správa: väčšinu problémov vyrieši proces, nie ďalšie nervózne volanie.
Prečo upratovanie najčastejšie zlyháva
Upratovanie závisí od presného termínu (odchod hosťa, príchod ďalšieho), od konkrétneho človeka a od jasného zadania. Keď sa tieto tri veci posielajú v súkromných správach, stačí jedna prehliadnutá a výsledkom je reklamácia. Zmeny rezervácií navyše prichádzajú priebežne, takže plán z pondelka vo štvrtok už neplatí.
Päť pravidiel, ktoré fungujú
- Jeden zdroj pravdy. Termíny upratovania a pridelenie ľudí musia byť na jednom mieste, nie rozhádzané v četoch, e-mailoch a poznámkach.
- Úloha vzniká z rezervácie, nie z pamäte. Hneď ako sa objaví rezervácia, má sa vytvoriť upratovanie s dátumom a časom. Ručné prepisovanie je presne miesto, kde sa zabúda.
- Jasné zadanie pre každý apartmán. Čo sa mení (posteľná bielizeň, uteráky), čo sa dopĺňa a na čo si dať pozor. Zadanie má byť poruke priamo pri úlohe.
- Fotodôkaz. Pár fotiek po dokončení chráni vás aj upratovačku, keď sa neskôr rieši spor o stav bytu.
- Spätná väzba v ten istý deň. Čo sa nepodarilo, riešte hneď, kým si to pracovník pamätá.
Checklist po upratovaní
- posteľná bielizeň vymenená a postele ustlané,
- kúpeľňa a WC vydezinfikované, uteráky nachystané,
- kuchyňa umytá, chladnička prázdna od zvyškov jedla,
- podlahy povysávané a umyté, koše vynesené,
- spotrebný materiál doplnený (toaletný papier, mydlo, tablety do umývačky),
- skontrolované drobné poruchy (žiarovky, kvapkajúci kohútik) a nahlásené,
- okná zatvorené, klimatizácia a kúrenie v pokojovom režime,
- kľúče a vstupné kódy pripravené pre prichádzajúceho hosťa,
- pár fotiek ako doklad stavu,
- úloha odškrtnutá.
Kde sa oplatí automatizácia
Najviac času ušetríte tam, kde je najviac opakovania: vytváranie úloh z rezervácií, prideľovanie ľudí a zbieranie odpovedí od personálu. FalcoNest z rezervácií načítaných cez iCal vytvorí úlohu na upratovanie automaticky (v tarife Pro), vy už len pridelíte konkrétneho človeka. Pracovník ju má v telefóne aj bez internetu a po dokončení ju odškrtne vrátane fotiek. Vy máte prehľad, čo je hotové, bez jediného telefonátu.
Ako začať
Nemusíte meniť všetko naraz. Začnite jedným apartmánom a týždňom prevádzky: spíšte checklist, určte jedno miesto pre termíny a overte, že sa naň dá spoľahnúť. Keď to funguje, pridajte ďalšie apartmány. Ak chcete vidieť, ako to vyzerá v praxi, dohodnite si 15-minútové demo.